Kalis Digital
Stručná odpoveď: Malá firma by mala mať na webe zrozumiteľné zásady ochrany osobných údajov, cookie lištu so súhlasom pred spustením analytických či reklamných cookies, informáciu pri každom formulári, čo s údajmi robíte, a uzavreté zmluvy o spracúvaní údajov s nástrojmi, ako je Google Analytics. To sú základy, ktoré pokryjú bežný web malej firmy. Presný rozsah povinností vždy závisí od toho, aké údaje a akým spôsobom spracúvate.
Zásady ochrany osobných údajov: základ, ktorý web potrebuje
Každý web, ktorý zbiera akékoľvek osobné údaje, teda aj bežný kontaktný formulár alebo objednávkový košík, potrebuje samostatnú stránku so zásadami ochrany osobných údajov. Nemusí ísť o zložitý dokument, ale musí byť konkrétny a pravdivý pre váš web, nie skopírovaný od niekoho iného.
Návštevník si z neho musí vedieť jednoducho zistiť, kto jeho údaje spracúva a prečo. Stačí prehľadný text rozdelený na krátke časti, nie stránka plná paragrafov.
- Kto je prevádzkovateľom (názov firmy, IČO, kontakt)
- Aké údaje zbierate a na aký účel (napríklad meno a e-mail na vybavenie objednávky)
- Ako dlho údaje uchovávate
- Komu ich prípadne odovzdávate (napríklad účtovníctvo, nástroj na e-mailing)
- Aké práva má dotknutá osoba (prístup, oprava, vymazanie) a kam sa má obrátiť
Cookie lišta: kedy je naozaj povinná
Cookie lištu potrebujete vždy, keď web používa cookies, ktoré nie sú nevyhnutné na jeho základné fungovanie, typicky analytiku (napríklad Google Analytics) alebo reklamné a remarketingové skripty (napríklad Meta Pixel). Takéto cookies smú byť aktívne až po tom, čo s nimi návštevník súhlasí, nie predtým. Samotná povinnosť pýtať si súhlas pritom vyplýva zo zákona o elektronických komunikáciách, GDPR k tomu určuje, ako má taký súhlas vyzerať.
Naopak cookies, ktoré web potrebuje na to, aby vôbec fungoval (napríklad obsah košíka alebo prihlásenie), súhlas nevyžadujú. Tie sa dajú označiť ako nevyhnutné a súhlas sa na ne nepýta.
- Súhlas musí byť aktívny krok, žiadne predzaškrtnuté políčka
- Odmietnuť musí byť rovnako jednoduché ako prijať (tlačidlo na rovnakej úrovni)
- Voľbu si web musí zapamätať a nepýtať sa pri každej návšteve znova
- Návštevník musí mať možnosť voľbu kedykoľvek zmeniť
Formuláre na webe: čo musí byť pri zbere údajov
Pri každom formulári, kde si pýtate meno, e-mail, telefón alebo iné údaje, by mal byť pri odoslaní krátky text alebo odkaz vysvetľujúci, na čo údaje použijete, napríklad "odpovieme vám na váš dopyt" alebo "spracujeme vašu objednávku".
Ak plánujete údaje z formulára použiť aj na marketing (napríklad posielanie noviniek), potrebujete na to samostatný, výslovný súhlas. Nemôže byť skrytý v inom súhlase ani automaticky zaškrtnutý.
Nástroje tretích strán: Google Analytics, e-mailing, hosting
Ak údaje z vášho webu spracúva aj iný nástroj, napríklad analytika, e-mailingová platforma, rezervačný systém alebo hosting, ide o takzvaného sprostredkovateľa. Pri väčšine bežných nástrojov (Google, Mailchimp, väčšie hostingové firmy) býva zmluva o spracúvaní údajov (DPA) súčasťou ich podmienok a netreba ju podpisovať zvlášť.
Stačí si overiť, že nástroj, ktorý používate, takúto zmluvu vôbec ponúka, a vybrať radšej overené, bežne používané služby než neznáme nástroje a skripty bez jasných podmienok.
Zabezpečenie údajov: jednoduché kroky, ktoré väčšinou stačia
GDPR nevyžaduje drahé bezpečnostné riešenia, ale primeranú ochranu vzhľadom na to, aké údaje spracúvate. Pri bežnom webe malej firmy ide skôr o pár základných návykov než o technický projekt.
- SSL certifikát (https) na celom webe
- Pravidelné aktualizácie webu, doplnkov a redakčného systému
- Prístup do administrácie a databázy len pre tých, ktorí ho reálne potrebujú
- Pravidelné zálohy webu a dát
Ako na to prakticky
Najjednoduchšia cesta je prejsť si web sekciu po sekcii: kde zbierate údaje, aké cookies web reálne používa, a či máte k tomu zásady ochrany osobných údajov aj funkčnú cookie lištu. Väčšinou stačí jedno kolo úprav a potom kontrola pri väčších zmenách webu.
Ak si nie ste istí, či váš web spĺňa základné náležitosti, alebo potrebujete cookie lištu a zásady nastaviť od nuly, vieme to na Kalis Digital zapracovať priamo pri tvorbe alebo správe webu. Nie sme právna kancelária, takže pri citlivejších údajoch odporúčame text zásad ešte prebrať s právnikom.